Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). To zmiana, która obejmie wszystkich podatników – od największych firm po jednoosobowe działalności. Zmieni nie tylko sposób wystawiania faktur, ale też obieg dokumentów i współpracę z księgowością.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który może łączyć się z programami do wystawiania faktur, z których korzystają podatnicy. Podatnik nie będzie musiał wysyłać wystawionej faktury do nabywcy – wprowadza ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej danych identyfikujących, daje nabywcy wgląd do tej faktury, możliwość jej pobrania i korzystania z niej.

Wiążącą datą jest data wystawienia faktury w systemie KSeF. Obecnie podatnicy korzystać mogą z KSeF w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika). Od przyszłego roku to się zmieni.

KSeF obowiązkowy dla wszystkich

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) obejmie wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w tym nawet najmniejsze firmy..

– Proces zmiany obejmie każdą firmę w Polsce, bez względu na jej wielkość czy formę prawną – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl. – Różnić się może jedynie moment wprowadzenia KSeF dla poszczególnych firm, który jest uzależniony od ich obrotu.

KSeF wpłynie nie tylko na sam sposób wystawiania faktury. Firmy będą z reguły musiały na nowo ułożyć procesy związane z obiegiem i weryfikacją faktur kosztowych, które od 2026 roku będą dostarczane kontrahentom za pośrednictwem KSeF. Zmienią się też relacje między klientami a biurami księgowymi, a w dużych firmach między poszczególnymi działami a księgowością – przypomina Monika Piątkowska.

Etapy wdrażania KSeF w 2026 roku

Zgodnie z założeniami ustawy, KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach:

  • od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (osiągających w 2024 r. ponad 200 mln zł wartości sprzedaży z VAT),
  • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Ten sam termin dotyczyć będzie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT.

– Ustawa przewiduje również m.in. skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, co ma się przyczynić do poprawy ich płynności finansowej – dodaje Monika Piątkowska.

Fot. Canva