Tak założysz w Polsce prywatne muzeum. Lista niezbędnych formalności

W Polsce działa coraz więcej muzeów prywatnych. Popularność działalności tego typu wzrasta z roku na rok. Sprzyja temu polskie prawo, według którego każdy pasjonat może eksponować własne zbiory, jeśli tylko dopełni odpowiednich formalności. 

Ze statystyk GUS-u wynika, że na terenie Polski w 2024 roku prowadziły działalność 982 muzea i oddziały muzealne. Aż 71,8 procent z nich to muzea publiczne, podlegające jednostkom samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa). Pozostała i wcale niemała liczba to instytucje prywatne. Mają one w naszym kraju swoją silną reprezentację, a dane wskazują, że jest ich coraz więcej. Czy założenie takiego muzeum jest trudne? Odpowiedź brzmi: nie. Wystarczy mieć kolekcję dowolnych obiektów, a także trochę czasu i chęci, aby poznać zasady i załatwić formalności. Oto kilka z nich. 

Czym jest muzeum w świetle prawa?

Zgodnie z ustawą dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach, muzeum to jednostka organizacyjna nienastawiona na zysk, której zadaniem jest gromadzenie, ochrona i udostępnianie dziedzictwa kulturowego i naturalnego. Działalność muzealna obejmuje prowadzenie wystaw, badań naukowych, działalności edukacyjnej oraz publikacyjnej. Muzeum może funkcjonować w jednej lub wielu dziedzinach, a jego zbiory mogą mieć charakter materialny lub niematerialny.

Różnice pomiędzy muzeum publicznym a prywatnym 

Muzea publiczne są tworzone przez administrację rządową lub samorządy i należą do sektora finansów publicznych. Ich zbiory stanowią więc własność Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego.

W przypadku muzeów prywatnych właścicielem zbiorów pozostaje podmiot, który utworzył muzeum, czyli osoba fizyczna, fundacja lub firma. Obie formy zobowiązane są do realizowania takich samych celów statutowych i podlegają ustawie o muzeach, jednak muzea publiczne działają w ramach ściśle określonych struktur, mają obowiązek powoływania rady muzeum i podlegają bieżącej kontroli ministra kultury.

Muzea prywatne mają większą autonomię, ale jeśli chcą uzyskać dostęp do państwowych dotacji i dodatkowych przywilejów – jak np. prawo pierwokupu zabytków – muszą ubiegać się o wpis do Państwowego Rejestru Muzeów, który daje status „muzeum rejestrowanego”.

Kto może utworzyć muzeum prywatne?

Zgodnie z przepisami muzeum może utworzyć osoba fizyczna, osoba prawna, a także jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. Co bardzo ważne, według ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach każdy założyciel instytucji ma wobec niej konkretne obowiązki, które musi wypełniać:

• obowiązek zapewnienia środków potrzebnych do utrzymania, funkcjonowania i rozwoju muzeum (np. pozyskiwanie nowych zbiorów), 
• dokładne określenie sposobu pozyskiwania funduszy w regulaminie, 
• zapewnienie bezpieczeństwa zgromadzonym zbiorom (np. odpowiednia konserwacja zabezpieczająca przed zniszczeniem), 
• sprawowanie nadzoru nad działalnością instytucji, 
• ustalenie zasad, na jakich odwiedzający mogą korzystać z muzeum (ustalenie godzin otwarcia, wysokości opłat, dostępności dla zwiedzających z niepełnosprawnościami), 
• stosowanie się do wymogów ewidencjonowania i przenoszenia muzealiów (eksponatów) poza teren muzeów,
• respektowanie i przestrzeganie zasad dotyczących zatrudnianych w muzeach pracowników, co obejmuje także osoby należące do grupy muzealników, którzy powinni dysponować odpowiednimi kwalifikacjami.

Wymogi formalne – regulamin i rejestracja

Podstawą działania muzeum prywatnego jest regulamin, który stanowi odpowiednik statutu nadawanego muzeom publicznym funkcjonującym jako odrębne osoby prawne i instytucje kultury. Warto zaznaczyć, że muzeum prywatne nie ma osobowości prawnej. Tzw. podmiotowość prawna odnosi się w tym wypadku do podmiotu, który je stworzył, czyli na przykład osoby fizycznej. 

Dla założyciela muzeum istotne są przede wszystkim dwie kwestie:

• Co powinna zawierać treść regulaminu?
• Jakie formalności są związanego z jego uzgodnieniem?

Treść regulaminu 

Ze względu na to, że istnieją dwa etapy tworzenia muzeum, należy wziąć pod uwagę konieczność stworzenia dwóch regulaminów: regulaminu muzeum w organizacji (do czasu otwarcia wystawy stałej) oraz regulaminu właściwego, który określa szczegółowy zakres działalności i strukturę organizacyjną (po otwarciu wystawy stałej). Wzory dokumentów dostępne są tutaj.

Każdy z nich powinien zawierać:

• nazwę, siedzibę i teren działania muzeum, 
• zakres działania, 
• rodzaj i zakres gromadzonych zbiorów, 
• organ zarządzający i nadzorujący,
• organy doradcze i sposób ich powoływania, 
• sposób pozyskiwania funduszy, 
• zasady dokonywania zmian w regulaminie, 
• zasady prowadzenia działalności gospodarczej. 

Formalności związane z nadaniem regulaminu 

W art. 6 ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach znajdziemy informację, że każdy regulamin musi zostać uzgodniony z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. 

1. Najpierw należy przesłać na adres Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego wniosek zawierający projekt regulaminu oraz kwestionariusz założyciela muzeum nieposiadającego osobowości prawnej (dostępny tutaj). 
2. Następnie zgłoszenia są weryfikowane pod względem formalno-prawnym przez Departament Dziedzictwa Narodowego oraz opiniowane przez Narodowy Instytut Muzeów. 
3. Na końcu wniosek jest zwracany do MKDiN, gdzie minister MKDiN podejmuje decyzję o nadaniu regulaminu. 
4. Po otrzymaniu informacji o tym, że dokument został zatwierdzony, należy złożyć do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego wniosek o wpis do wykazu muzeów prowadzonego w Biuletynie Informacji Publicznej wraz z kopią dokumentu potwierdzającego nadanie regulaminu. 

Informacje dotyczące procedury uzgodnieniowej statutów lub regulaminów można uzyskać w Departamencie Dziedzictwa Kulturowego MKDiN np. pod adresem e-mail: ddk@kultura.gov.pl.

Muzeum prywatne jako źródło dochodu 

Choć muzeum z definicji nie jest instytucją nastawioną na zysk, prywatna placówka może prowadzić działalność gospodarczą (na przykład sprzedawać bilety, wydawnictwa czy organizować wydarzenia) pod warunkiem, że dochód zostanie w całości przeznaczony na realizację celów statutowych. Oznacza to, że muzeum nie działa jak typowe przedsiębiorstwo, ale jest stabilnym przedsięwzięciem finansowym, które utrzymuje się z własnych środków i rozwija dzięki dochodom z prowadzonej aktywności.

Czy muzeum prywatne to instytucja kultury?

Prywatne muzeum nie może być uznane za instytucję kultury w rozumieniu ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2020 r. poz. 194). Zgodnie z art. 2 ust. 1 instytucje kultury mogą tworzyć wyłącznie: ministrowie, kierownicy urzędów centralnych oraz jednostki samorządu terytorialnego. Oznacza to, że prywatne muzeum nie podlega rejestracji jako instytucja kultury i nie może korzystać z przepisów właściwych dla takich podmiotów, np. w zakresie finansowania, nadzoru czy zatrudniania dyrektora zgodnie z procedurą konkursową. Może natomiast działać na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (Dz.U. z 1997 r. Nr 5, poz. 24) jako jednostka organizacyjna innego rodzaju, czyli na przykład fundacja, stowarzyszenie lub organizacja pozarządowa prowadząca działalność statutową.