W obiekcie, który żyje z gości, grafik pracy jest w praktyce drugą listą płac. Obsada musi rosnąć i maleć razem z ruchem, a ruch jest tu nierówny z natury: inne obłożenie w środę przed południem, inne w sobotę po piętnastej, inne w ferie i wakacje. Do tego kadra, jakiej nie ma inna branża: ratownicy i animatorzy na sezon, studenci z dyspozycyjnością zmienną co tydzień, rotacja, która wymienia pół zespołu między czerwcem a wrześniem.

Ranking systemów do grafików pracy i RCP 2026

Większość obiektów zaczyna od arkusza kalkulacyjnego i papierowej listy obecności. To działa do pierwszego długiego weekendu. Potem zaczyna się znajomy scenariusz: grafik „final_v3_poprawiony” żyje w trzech skrzynkach naraz, wymiana zmiany to seria telefonów, wniosek urlopowy ginie między kartką a pamięcią kierownika, a realne godziny wychodzą dopiero przy zamykaniu miesiąca, czyli za późno. Osobną historią jest Kodeks pracy: doba pracownicza, odpoczynek dobowy i tygodniowy, limity nadgodzin. W arkuszu nikt tego nie pilnuje, więc naruszenia wychodzą dopiero przy kontroli.

Systemy do grafików i rejestracji czasu pracy obiecują zamknąć to wszystko w jednym narzędziu. Sprawdziliśmy, jak cztery znane w Polsce rozwiązania radzą sobie z realiami obiektu z gośćmi, oceniliśmy je w pięciu kryteriach i wskazujemy zwycięzcę. Poza rankingiem zostawiamy moduły kadrowe ERP (Symfonia, enova, Comarch), bo to inna liga wdrożeniowa, oraz narzędzia projektowe (Asana, ClickUp), które grafiku zmianowego nie rozumieją.

Jak ocenialiśmy

Kryteria dobraliśmy z perspektywy obiektu z gośćmi, nie biura:

• Planowanie obsady pod zmienny ruch. Czy wymaganą obsadę można ustawić per strefa, stanowisko i godzina, czy tylko „grafik jako kalendarz”

• Automatyzacja i Kodeks pracy. Czy grafik układa się sam i czy doba pracownicza, odpoczynki 11 h / 35 h oraz limity nadgodzin są pilnowane już przy układaniu, zamiast po zamknięciu miesiąca
• RCP bez inwestycji w sprzęt. Czy odbicia działają z telefonu albo tabletu, czy trzeba kupować czytniki
• Samoobsługa pracownika. Zmiany otwarte z zapisami, wymiany i oddawanie zmian, elektroniczne wnioski urlopowe, odbiór nadgodzin. W zespole zmianowym te funkcje muszą być, a często ich brakuje
• Koszt wejścia i ryzyko. Okres testowy, darmowe składniki, koszt wdrożenia

Porównanie w skrócie

System	Najmocniejsza strona	Główne ograniczenie	Cena od (netto, 08.2026)	Ocena
1. Proplanum	automatyczny grafik, obsada pod ruch, pełna samoobsługa	mniej integracji biurowych	od 12 zł/os./mies., 21 dni testów	23/25
2. Kadromierz	dojrzałe grafiki dla gastro i handlu	grafik bez obsady per strefa i godzina	od 10,99 zł/os./mies.	17/25
3. inEwi	najprostszy start, dobre e-wnioski	AI i dodatki płatne osobno	od 10,95 zł/os./mies.	16/25
4. RCPonline	tani, kompletny RCP	czytniki to osobny koszt	od 4,50 zł/os./mies.	12/25

1. Proplanum (zwycięzca rankingu)

Komplet punktów w czterech z pięciu kryteriów. Polski system, w którym grafik na cały miesiąc układa się automatycznie: program bierze pod uwagę dyspozycyjność, rodzaje umów, limity godzin i reguły Kodeksu pracy, a kierownik zatwierdza albo poprawia gotową propozycję. Wyróżnik na tle całego zestawienia: zapotrzebowanie na obsadę ustawia się osobno dla każdej strefy, stanowiska i godziny (ratownicy, kasy, gastronomia, animacja), a niedobory widać, zanim staną się kolejką przy kasie.

Rejestracja czasu pracy działa bez czytników: telefon pracownika albo tablet w trybie kiosku przy wejściu dla personelu (PIN, kod QR, karta, odcisk palca, tryb offline). Spóźnienia i różnicę plan kontra fakt widać na bieżąco, wpisy trafiają wprost do rozliczenia miesiąca.

Najmocniej wygląda samoobsługa pracownika. Takiego kompletu nie zebrał nikt inny w zestawieniu: zmiany otwarte z zapisami chętnych, wymiany i oddawanie zmian z podpowiedzią kandydatów bez kolizji grafikowych, elektroniczne wnioski urlopowe i odbiór nadgodzin. Kierownik zatwierdza jednym kliknięciem, zmiana od razu wraca do grafiku i rozliczenia. Przy sezonowej rotacji to różnica między „system pomaga” a „system przeszkadza”.

Słabe strony: mniej integracji z narzędziami biurowymi (Slack, Teams) niż zachodnie platformy HR, bo system jest zbudowany pod zespoły zmianowe, a nie pod biura. W kilkuosobowym zespole ze stałym grafikiem to nadmiar możliwości.

Kiedy wybrać: obiekt z gośćmi i zmiennym ruchem, czyli park rozrywki, aquapark, sala zabaw albo park trampolin, zwłaszcza sezonowy i wielostrefowy.

Cena: od 12 zł/os./mies. (kalkulator pakietów na proplanum.com), 21 dni testów bez karty, wdrożenie i szkolenie online w cenie przy samodzielnym starcie, rejestracja czasu pracy w pakiecie Biznes i wyższych.

2. Kadromierz

Najbardziej dojrzały polski system w kategorii grafików dla gastronomii i handlu. Grafik buduje się metodą przeciągnij i upuść, z dyspozycyjnością pracowników i prognozowanym zapotrzebowaniem, a system sygnalizuje naruszenia Kodeksu pracy, zanim trafią do harmonogramu. Do tego rejestracja czasu pracy z kontrolą spóźnień, budżetowanie godzin i aplikacja mobilna dla pracowników.

W codziennej pracy jest szybki i przewidywalny; przy jednej przestrzeni i powtarzalnym tygodniu trudno tu o zawód.

Słabe strony: grafik to wciąż praca ręczna kierownika: zapotrzebowanie działa płycej niż u lidera rankingu, bez podziału obsady na strefy i pojedyncze godziny, więc w wielostrefowym obiekcie z ruchem zależnym od pogody układanie wraca na jego biurko. Koszt rośnie z modułami i liczbą pracowników, co przy sezonowym skoku zatrudnienia warto policzyć wcześniej.

Kiedy wybrać: pojedyncza restauracja, kawiarnia, klub fitness albo sklep, czyli tam, gdzie grafik i ewidencja wystarczą bez planowania per strefa.

Cena: od 10,99 zł/os./mies. w najniższym pakiecie, 14 dni testów.

3. inEwi

Najczęstszy „pierwszy system po Excelu” w polskich firmach i najłatwiejszy start w zestawieniu. Mocną stroną są elektroniczne wnioski urlopowe, czytelne i z walidacją wyręczającą kadry, oraz prosta ewidencja pilnująca odpoczynków dobowych i tygodniowych. Grafik jest przejrzysty, zespół opanowuje go w jedno popołudnie, bez szkoleń.

Narzędzie zbudowane wokół porządku w dokumentach, w swojej kategorii naprawdę dobre.

Słabe strony: grafik pozostaje prosty, bez planowania obsady pod ruch, więc w obiekcie sezonowym system uporządkuje ewidencję, ale nie odpowie, ilu ludzi potrzeba w sobotę o 15:00. Układanie z pomocą AI, GPS i foto-rejestracja to płatne rozszerzenia bez publicznego cennika, więc realny koszt trzeba wycenić z handlowcem.

Kiedy wybrać: mała i średnia firma, która chce ucywilizować wnioski urlopowe i ewidencję bez zmiany sposobu planowania.

Cena: 10,95 zł/os./mies. przy płatności rocznej (12,95 zł miesięcznie), 14 dni testów.

4. RCPonline

Przede wszystkim rejestracja czasu pracy, z prostym grafikiem w pakiecie. Odbicia przez czytniki QR, NFC albo przemysłowe IP68, do tego raporty, urlopy i najniższy abonament w zestawieniu. Dla firmy, która chce głównie wiedzieć, kto wszedł i wyszedł, to uczciwa, tania propozycja.

Słabe strony: model opiera się na fizycznych czytnikach. Najem od 80 zł/mies. plus 199 zł aktywacji za punkt, co przy kilku wejściach dla personelu zjada przewagę cenową i dokłada logistykę sprzętu. Grafik jest podstawowy: bez obsady pod ruch i bez samoobsługi pracowniczej, więc wymiany zmian dalej idą przez kierownika.

Kiedy wybrać: produkcja, magazyn albo obiekt, który chce fizycznej kontroli wejść i prostego rozliczania godzin, a grafik traktuje jako dodatek.

Cena: od 4,50 do 8,50 zł/os./mies. plus czytniki, 14 dni demo.

Werdykt

Miejsce 1: Proplanum (23/25). W obiekcie z gośćmi, gdzie są strefy, sezon i rotująca kadra, wygrywa wyraźnie. Jako jedyne łączy automatyczne układanie grafiku z planowaniem obsady per strefa i godzina oraz kompletem samoobsługi pracowniczej, od zmian otwartych po odbiór nadgodzin. Kadromierz to dobry wybór dla pojedynczej gastronomii bez stref, inEwi dla firmy, której wystarczą e-wnioski i ewidencja, a RCPonline tam, gdzie liczy się fizyczna kontrola wejść i policzony koszt czytników.

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje system do grafików pracy? W Polsce od ok. 4,50 do 13 zł netto za pracownika miesięcznie; lider rankingu od 12 zł. Różnice robią moduły (RCP, wnioski, AI) i ewentualny sprzęt. Przy kadrze sezonowej warto sprawdzić, jak cennik traktuje osoby dopisywane na dwa lub trzy miesiące.

Czy rejestracja czasu pracy wymaga czytników? Nie. Nowoczesne systemy rejestrują odbicia telefonem pracownika albo tabletem w trybie kiosku przy wejściu; czytniki zostają opcją tam, gdzie telefon nie wchodzi w grę.

Co z Kodeksem pracy? Dobry system pilnuje reguł przy układaniu grafiku: doby pracowniczej, odpoczynków 11 h i 35 h, limitów nadgodzin, niedziel i świąt. Jeśli narzędzie sprawdza to dopiero w raporcie po miesiącu, naruszenia już się wydarzyły.

Zwycięzcę rankingu można testować bezpłatnie przez 21 dni, z bezpłatnym wdrożeniem i prezentacją na życzenie: proplanum.com.

Artykuł powstał we współpracy partnerskiej z Proplanum.