PARKMAG Newsletter
To jedna z ważniejszych zmian w tym roku dla przedsiębiorców. KSeF, czyli system do wystawiania, przesyłania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, zaczyna obowiązywać od 1 lutego o godzinie zero. Ma być nieawaryjny, bezpieczny i sprawny. Co nowe rozwiązanie oznacza w praktyce? M.in. uszczelnienie systemu podatkowego w obszarze VAT. W tle pojawia się jednak wiele wątpliwości i pytań. Wyjaśniamy główne zagadnienia.
W tym artykule:
KSeF – jak skorzystać?
Z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, można skorzystać na kilka sposobów m.in. przez użycie programów finansowo-księgowych lub bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Co zyskają przedsiębiorcy dzięki rozwiązaniu, które wchodzi w życie już 1 lutego? M.in.:
- Ujednolicenie procesu fakturowania – mniejsze ryzyko błędów;
- Usprawnienie obiegu dokumentów – faktury trafiają do odbiorcy w czasie rzeczywistym;
- Łatwiejsze przygotowanie dokumentów – import danych z faktur klientów i dostawców prosto do systemu księgowego firmy / księgowej;
- Stały dostęp do faktur przez 10 lat – bez konieczności ich przechowywania samodzielnie;
- Szybszy zwrot VAT – w 40 dni zamiast 60;
- Zwiększenie wzajemnego zaufania przedsiębiorców.
KSeF – kogo obejmie i kiedy
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie największe przedsiębiorstwa, których obroty w 2024 roku przekroczyły 200 mln zł. Można jednak wskazać na trzy różne etapy stosowania e-fakturowania (wystawiania) dla trzech rodzajów firm:
- 1 lutego 2026 roku – obowiązek obejmie największe przedsiębiorstwa, których obroty w 2024 roku przekroczyły 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek ten obejmie firmy, których sprzedaż (z podatkiem), dokumentowana fakturami, przekroczy w danym miesiącu 10 tys. zł;
- 1 stycznia 2027 roku – obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców, także tych najmniejszych. Oni też będą wystawiać faktury w KSeF.
Odbierzesz fakturę w KSeF już od 1 lutego
Jednak co ważne, wszyscy przedsiębiorcy, niezależnie od skali, będą odbierać faktury w KSeF już od 1 lutego. To różnica w porównaniu do procesu wystawiania, który wchodzi w życie trzyetapowo. Jak odebrać fakturę? Aby ją pobrać, wystarczy zalogować się do jednego z darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF lub e-mikrofirma. Po uwierzytelnieniu (np. Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym) przechodzi się do zakładki „Lista faktur”, gdzie znajdują się wszystkie dokumenty wystawione na NIP. Można je pobrać w PDF, zapisać lub wydrukować. Każda faktura posiada numer KSeF oraz kod QR.
System KSeF bezpiecznym rozwiązaniem
Jak zapewnia Ministerstwo Finansów, „system opiera się na krajowej infrastrukturze i polskim zapleczu technologicznym. Do zabezpieczenia danych w KSeF użyto narzędzi szyfrowania i kryptografii, które są częścią infrastruktury Ministerstwa Finansów.” Rozwiązanie jest też wpisane do rejestrów systemu infrastruktury krytycznej, dzięki czemu podlega najwyższym standardom bezpieczeństwa. Co jeszcze?
Jak tłumaczy resort, „KSeF nie jest narzędziem służącym do inwigilacji, a ma pomóc państwu chronić przedsiębiorców przed nieuczciwą konkurencją.” To właśnie w tym temacie pojawia się wiele pytań i spekulacji.
Ważna jest także przepustowość systemu. Zaprojektowano go, aby obsługiwał taką liczbę faktur w ciągu godziny, ile zwykle jest wystawianych w ciągu doby. Poddawano go testom wydajnościowym, bezpieczeństwa oraz odporności na awarie. Już za kilka dni przekonamy się, czy były skuteczne.
Ponadto informacje w KSeF nie są dostępne publicznie. Np. urzędnik chcący uzyskać dostęp do informacji z systemu, będzie musiał to odpowiednio uzasadnić i posiadać wielostopniowo zatwierdzone uprawnienia. Ministerstwo odpiera zarzuty o rzekomej łatwości wycieku danych.
– Odbieramy bardzo dużo informacji dotyczących bezpieczeństwa KSeF i testów bezpieczeństwa związanych z jego działaniem. Tworzenie i testowanie KSeF przebiegało zgodnie ze wszystkimi praktykami i standardami cyberbezpieczeństwa – mówi Roman Łożyński, dyrektor Centrum Informatyki Resortu Finansów.
Nie będzie kar za błędy w KSeF
To jedna z kluczowych informacji jeśli chodzi o wdrożenie systemu. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, „w 2026 roku nie będzie żadnych sankcji ani kar za błędy związane ze stosowaniem KSeF.” Ma to być czas dla wszystkich przedsiębiorców, aby wspólnie przeszli przez proces wdrożenia.
31 stycznia w urzędach skarbowych (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) odbędą się dni otwarte w temacie KSeF. Będzie to czas na zadawanie pytań, konsultacje i rozmowy w sprawie systemu. To nie koniec. Do 11 lutego trwa akcja „Środy z KSeF – KSeF w pigułce”. Gdzie? W izbach administracji skarbowej (online) w godz. 10.00–12.00 oraz 14.00–16.00, a także w każdym urzędzie skarbowym w Polsce (stacjonarnie) w godz. 10.00–12.00.
